Public Administration Circular 07/2007

My No. E/2/3/2/70

Ministry of Public Administration and Home Affairs
Independence Square
Colombo - 07
28 May, 2007

All Secretaries to Ministries

Chief Secretaries of Provincial Councils and Heads of Departments

Implementation of Official Language Policy

The Government has decided to implement the following provisions to enable the Public Servants to carry out their functions and duties both in Sinhala and Tamil since the two languages are official languages in terms of the Constitution of the Democratic Socialist Republic of Sri Lanka.

(a) All officers recruited to the Public / Provincial Public Service with effect from 01.07.2007 should acquire proficiency in the other official language within a period of 5 years in addition to the official language through which they enter the service.

(b) Proficiency in the official language required by the functions assigned to the respective posts consists of 3 levels as follows. Several services identified accordingly are indicated in the Annexure.

(I) Pass in Sinhala / Tamil at the G. C. E. (O/L) examination as a main subject (not as second language or optional language) and speech test conducted by the Department of official languages or pass in the special competence examination conducted by the Department of official languages. This provision is applicable to the category I in the Annexure.

(II) Pass in the test of the language course at secondary level examination conducted by the Department of official languages.
This provision is applicable to the category 2 in the annexure.

(III) Pass in the test of the language course at preliminary level examination conducted by the Department of official languages.
This provision is applicable to the category 3 in the annexure.

(c) If the appointing authority considers that a section of officers who belong to a post/service specified in Annex, due to the nature of duties assigned to them, should acquire a higher level of language proficiency than the level stipulated for such post/service, a determination should be obtained on the requisite level of language proficiency by a recommendation made to the Director General of Establishments through the Secretary of the relevant Ministry. The Director General of Establishments shall seek recommendation of the Commission of Official Languages on such determination.

e.g. (If the proficiency level in category 3 is not sufficient for a certain post in the Sri Lanka Scientific Service mentioned under No. 14 in the annexure I, the proficiency level may be changed to category 1 or 2 adducing the reasons in this regard).

(d) The categories applicable to the services / posts which are not listed in the Annexure will be determined by the Director General of Establishments.

For such determination the Director General of Establishments shall consult the Secretary to the Ministry, under which such post has been created, and the Commission of Official Languages.

02. Increments of the officers who do not acquire the specified proficiency in the official language mentioned in para (a) above within a period of 5 years from the date of their appointments will be deferred until they obtain qualifications.

03. All Service Minutes and Schemes of Recruitment should be amended accordingly and these provisions should be incorporated in the notices calling applications for the recruitments made from 01.07.2007 and in the letters of appointments.

04. The provisions herein will be applicable only to the recruitments made to the Public / Provincial Public Service on or after 01.07.2007 and such provisions will not be applicable to the recruitments made such as graded promotions and on limited / merit promotions confined only to the Public Servants.

05. Provisions stipulated in the Public Administration Circular No. 03/2007 will not apply to the officers recruited after 01.07.2007.

06. This Circular is issued with the concurrence of the Ministry of Constitutional Affairs and National Integration.

Sgd./ D. Dissanayake
Secretary
Ministry of Public Administration and Home Affairs

Circulaire administrative générale no 07/2007

Mon No E/2/3/2/70

Ministère de l'Administration publique et des Affaires intérieures,

Place de l'Indépendance
Colombo 07
Le 28 mai 2007.

Tous les secrétaires des ministères,

Aux secrétaires en chef des Conseils provinciaux et aux chefs des
départements,

Mise en œuvre de la politique des langues officielles

Le gouvernement a décidé de mettre en œuvre les dispositions suivantes pour permettre aux fonctionnaires d'exercer leurs fonctions et remplir leurs obligations en cinghalais et en tamoul, étant donné que les deux langues sont des langues officielles, selon les termes de la Constitution de la République démocratique socialiste du Sri Lanka.

(a) Tous les fonctionnaires recrutés dans la fonction publique ou le service provincial en date du 1^er juillet 2007 doivent acquérir la maîtrise de l'autre langue officielle dans un délai de cinq ans en plus de la langue officielle pour laquelle ils sont entrés en fonction.

(b) La maîtrise de langue officielle exigée par les fonctions assignées à des postes respectifs consiste en trois niveaux comme suit. Plusieurs services identifiés sont en conséquence indiqués dans l'annexe.

(I) Réussir un examen en cinghalais et en tamoul au G.C E. [General Certificate of Education] (O/L) comme matière principale (non comme langue seconde ou facultative) et un test linguistique élaboré par le Département des langues officielles ou réussir l'examen de compétence spécial du Département des langues officielles. Cette disposition s'applique à la catégorie 1 de l'annexe.

(II) Réussir l'épreuve du cours de langue au niveau secondaire élaboré par le Département des langues officielles. Cette disposition s'applique à la catégorie 2 de l'annexe.

(III) Réussir l'épreuve du cours de langue de niveau préliminaire élaboré par le Département des langues officielles. Cette disposition s'applique à la catégorie 3 de l'annexe.

(c) Si l'administration autorisée relativement à une nomination considère qu'une section de fonctionnaires, qui convient à un poste ou un service spécifié dans l'annexe, en raison de la nature des fonctions et des obligations assignées, doit acquérir une maîtrise linguistique de niveau plus élevé que celui prévu à ce poste ou service, une décision doit être obtenue sur la maîtrise linguistique de niveau désiré par une recommandation faite au directeur général des établissements par le secrétaire du Ministère compétent. Le directeur général des établissements doit quérir une recommandation de la part de la Commission des langues officielles au sujet de cette décision.

Par exemple, si le niveau de maîtrise dans la catégorie 3 est insuffisant pour un certain poste dans le Service scientifique du Sri Lanka tel qu'il est mentionné au no 14 de l'annexe I, le niveau de maîtrise peut être changé pour les catégorie 1 ou 2 en citant les justifications à cet égard.

(d) Les catégories applicables aux postes et aux services qui ne sont pas inscrits dans l'annexe seront décidées par le directeur général des établissements.

Pour ce genre de décision, le directeur général des établissements doit consulter le secrétaire au Ministère, de qui relève la juridiction du poste, et la Commission des langues officielles.

02. L'augmentation financière des fonctionnaires qui n'acquièrent pas la maîtrise désirée dans la langue officielle visée au paragraphe a) ci-dessus dans un délai de cinq ans à partir de la date de leur nominations doit être reportée jusqu'à ce qu'ils atteignent ces qualifications.

03. Tout le service des comptes rendus et du régime de recrutement doit être modifié en conséquence et ces dispositions doivent être incorporées dans les avis appelant des demandes de recrutements faites à partir du 1^er juillet 2007 et dans les lettres de nomination.

04. Les dispositions du présent document s'appliquent seulement aux recrutements faits dans la fonction publique et le service provincial après le 1er juillet 2007; ces dispositions ne s'appliquent pas aux recrutements considérés comme des promotions graduelles ou des promotions dues au mérite et réservées seulement aux fonctionnaires.

05. Les dispositions stipulées dans la circulaire administrative générale no 03/2007 ne s'appliquent pas aux fonctionnaires recrutés après le 1^er juillet 2007.

06. La présente circulaire est émise avec l'approbation du ministère des Affaires constitutionnelles et de l'Intégration nationale.

Sgd./ D. Dissanayake,
Secrétaire,
Ministère de l'Administration publique et des Affaires intérieures.