Ville de New York

THE CITY OF NEW YORK

Décret no 120 du 22 juillet 2008

Executive Order No. 120 July 22, 2008

Politique de la Ville sur l'accessibilité linguistique
pour assurer la prestation efficace des services municipaux

THE CITY OF NEW YORK
OFFICE OF THE MAYOR
NEW YORK, N.Y. 10007

EXECUTIVE ORDER No. 120

July 22, 2008

CITYWIDE POLICY ON LANGUAGE ACCESS TO ENSURE
THE EFFECTIVE DELIVERY OF CITY SERVICES

WHEREAS, the City of New York consistently seeks to implement innovations to provide excellent and accountable customer service; and

WHEREAS, it is essential that all residents, regardless of their proficiency in English, have meaningful access to City programs, services and activities; and

WHEREAS, 25% of City residents do not speak English as their primary language and have a limited ability to read, speak, write or understand English and are therefore considered to have limited-English proficiency ("LEP"); and

WHEREAS, Local Law 73 of 2003 aims to make access to vital health and human services easily accessible for limited-English proficient New Yorkers who may be eligible for such services; and

WHEREAS, Title VI of the Civil Rights Act of 1964 prohibits agencies that receive federal funds for programs or activities from discriminating against persons on the basis of race, color or national origin; and

WHEREAS, pursuant to Presidential Executive Order 13166 (August 11, 2000), federally-funded agencies must take reasonable steps to ensure that people with limited English proficiency (LEP) have access to the recipient's programs and services; and

WHEREAS, the public safety, health, economic prosperity, and general welfare of all City residents, regardless of their level of English proficiency is furthered by increasing language access to City programs and services; and

WHEREAS, the New York City Charter provides that the Mayor's Office of Operations ("Operations") shall coordinate the provision of language services to the public and provide technical assistance to City agencies in providing such services; and

WHEREAS, the New York City Charter also provides that the Mayor's Office of Immigrant Affairs ("MOIA") shall be responsible for promoting access to City services by immigrants through developing appropriate policies and outreach programs that inform and educate immigrant and foreign language speakers of such services in order to facilitate the successful integration of immigrant New Yorkers into the civic, economic and cultural Iife of the City;

NOW, THEREFORE, by virtue of the power vested in me as Mayor of the City of New York, it is hereby ordered:

Section 1.

All City agencies that provide direct public services shall ensure meaningful access to such services by taking reasonable steps to develop and implement agency-specific language assistance plans regarding LEP persons. For purposes of this Executive Order, the term "direct public services" shall mean services administered by an agency directly to program beneficiaries and/or participants. For agencies that provide services to the public that are not programmatic in nature, such as emergency services, the provisions of this order shall be implemented to the degree practicable.

Section 2.

City agencies shall have flexibility to determine appropriate language assistance for their individual agency's service populations. In implementing a program of language assistance, each agency shall:

a. designate a Language Access Coordinator within forty-five days of the date of this Order to oversee the creation and execution of an agency-specific internal language access policy and implementation plan; and

b. develop such language access policy and implementation plan by January 1, 2009. Such plan shall be developed by undertaking the four-factor analysis outlined below, which is based on guidance issued by the U.S. Department of Justice (DOJ) effective June 12, 2002 (67 FR 41455). The four factors are:

i. The number or proportion of LEP persons in the eligible service population;

ii. The frequency with which LEP individuals corne into contact with the agency;

iii. The importance of the benefit, service, information, or encounter to the LEP person (including the consequences of lack of language services or inadequate interpretation/translation); and,

iv. The resources available to the agency and the costs of providing various types of language services.

c. provide services in languages based on at least the top six LEP languages spoken by the population of New York City, as those languages are determined by the Department of City Planning, based on United States Census data, and as those languages are relevant to services offered by each agency.

d. ensure that the language access policy and implementation plan includes the following elements for LEP individuals:

i. identification and translation of essential public documents provided to or completed by program beneficiaries and/or participants. For the purposes of this Executive Order, the term "essential public documents" shall mean those documents most commonly distributed to the public that contain or elicit important and necessary information regarding the provision of basic City services;

ii. interpretation services, including the use of telephonic interpretation services, for the top six languages and others as appropriate;

iii. training of frontline workers and managers on language access policies and procedures;

iv. posting of signage in conspicuous locations about the availability of free interpretation services;

v. establishment of an appropriate monitoring and measurement system regarding the provision of agency language services; and

vi. creation of appropriate public awareness strategies for the agencies' service populations.

Section 3

Agency language access policies shall also reflect principles of plain language communication as provided in guidance issued by the Mayor's Office of Adult Education.

Section 4

In collaboration with MOIA, Operations shall provide technical assistance to individual agencies and coordinate and oversee agency compliance with the components of this Order involving language access for LEP individuals.

Section 5

This order shall take effect immediately.

Michael R. Bloomberg
Mayor

VILLE DE NEW YORK
CABINET DU MAIRE
NEW YORK, N.Y. 10007

DÉCRET no 120

Le 22 juillet 2008

POLITIQUE DE LA VILLE SUR L'ACCESSIBILITÉ LINGUISTIQUE POUR ASSURER LA PRESTATION EFFICACE DES SERVICES MUNICIPAUX

ATTENDU QUE la Ville de New York cherche constamment à mettre en œuvre des innovations afin de fournir un excellent service à la clientèle et qu'elle est responsable; et

ATTENDU QU'il est essentiel que tous les résidents, indépendamment de leur maîtrise de l'anglais, aient un accès réel aux programmes de la Ville, à ses services et ses activités; et

ATTENDU QUE 25 % des résidents de la ville ne parlent pas l'anglais comme langue maternelle et qu'ils ont une maîtrise limitée de lire, de parler, d'écrire ou de comprendre l'anglais et qu'ils sont donc considérés comme ayant des connaissances limitées en anglais («LEP»); et

ATTENDU QUE la loi locale no 73 de 2003 vise à rendre l'accessibilité à la santé et aux services essentiels plus facile pour les New-Yorkais dont les connaissances sont limitées en anglais, afin qu'ils soient admissibles à ces services; et

ATTENDU QUE, le titre VI de la Loi sur les droits civils de 1964 interdit aux agences qui reçoivent des fonds fédéraux pour les programmes ou des activités de discriminer les individus sur la base de la race, de la couleur ou de l'origine nationale; et

ATTENDU QUE, conformément au décret présidentiel no 13166 (11 août 2000), les agences financées par le fédéral doivent prendre des mesures raisonnables pour s'assurer que les individus ayant des connaissances limitées en anglais (LEP) aient accès à des programmes et des services destinés aux bénéficiaires; et

ATTENDU QUE la sécurité publique, la santé, la prospérité économique et le bien-être général de tous les résidents de la ville, indépendamment de leur niveau de maîtrise de l'anglais, sont favorisés grâce à une meilleure accessibilité linguistique aux programmes et aux services municipaux; et

ATTENDU QUE la Charte de la Ville de New York prévoit que le bureau des opérations du maire («Operations») doit coordonner la prestation de services linguistiques au public et fournir une assistance technique aux agences de la Ville pour la prestation de ces services; et

ATTENDU QUE la Charte de la Ville de New York prévoit également que le Bureau du maire pour les affaires de l'immigration ("MOIA") est chargé de promouvoir l'accès aux services de la Ville auprès des immigrants en élaborant des politiques et des programmes appropriés de sensibilisation informant et instruisant les locuteurs des langues immigrantes et étrangères de ces services afin de faciliter l'intégration réussie des immigrants new-yorkais dans la vie civile, économique et culturel de la Ville;

EN CONSÉQUENCE, en vertu du pouvoir qui me sont conférés en tant que maire de la ville de New York, il est ordonné:

Article 1^er

Toutes les agences de la Ville qui dispensent directement des services publics doivent veiller à un accès réel à ces services en prenant des mesures raisonnables pour élaborer et mettre en œuvre une assistance linguistique avec des programmes spécifiques concernant les personnes LEP. Aux fins du présent décret, les termes «services directs au public» désignent les services gérés par une agence directement auprès des bénéficiaires et/ou participants du programme. Pour les agences qui offrent des services au public qui ne sont pas de nature planifiée, tels les services d'urgence, les dispositions du présent arrêté doivent être mises en œuvre dans la mesure du possible.

Article 2

Les agences de la Ville doivent faire preuve de souplesse pour prévoir une assistance linguistique appropriée auprès des populations recevant des services de ces agences. En mettant en œuvre un programme d'assistance linguistique, toute agence doit :

a. désigner un coordonnateur à l'accessibilité linguistique dans les 45 jours à partir de la date du présent arrêté afin de superviser la création et la mise en œuvre d'une politique spécifique d'accessibilité linguistique à chaque agence, ainsi qu'un programme d'application; et 

b. développer cette politique d'accès linguistique et un programme de mise en œuvre pour le 1^er janvier 2009. Ce programme doit être développé en comprenant l'analyse des quatre facteurs décrits ci-dessous, qui sont fondés sur les orientations émises par le Département de la justice (DOJ) à compter du 12 Juin 2002 (67 FR 41455). Ces quatre facteurs sont les suivants:

i. Le nombre ou la proportion des personnes LEP dans la population pour les services admissibles;

ii. La fréquence avec laquelle des individus LEP entrent en contact avec l'agence;

iii. L'importance des prestations, du service, de l'information ou des contacts pour la personne LEP (y compris les conséquences du manque de services linguistique ou d'une mauvaise interprétation ou traduction); et,

iv. Les ressources disponibles pour l'agence et les coûts de la prestation des divers types de services linguistiques.

c. fournir des services dans les langues parmi au moins les six LEP d'entre elles les plus employées par la population de la Ville de New York, puisque ces langues sont identifiées par le Département d'urbanisme de la Ville, sur la base des données du recensement des États-Unis, et que ces langues sont pertinentes quant aux services offerts par chaque agence.

d. s'assurer que la politique d'accessibilité linguistique et du programme de mise en œuvre comprenne les éléments suivants pour les personnes LEP:

i. l'identification et la traduction des documents publics essentiels dispensés au public ou complétés par les bénéficiaires et/participants du programme. Aux fins du présent décret, les termes «documents publics essentiels» désignent les documents les plus couramment distribués au public, qui contiennent ou soulèvent des informations importantes et nécessaires concernant la prestation des services de base de la Ville;

ii. des services de traduction, y compris le recours à des services téléphoniques de traduction pour les six principales langues et, le cas échéant, d'autres langues;

iii. la formation d'agents de première ligne et de gestionnaires sur les politiques et les procédures d'accessibilité linguistique;

iv. l'affichage de panneaux de signalisation dans des endroits bien en vue sur la disponibilité des services de traduction;

v. la mise en place d'un suivi approprié et d'un système d'évaluation concernant la prestation des services linguistiques d'une agence;

vi. la création de stratégies appropriées de sensibilisation du public pour les populations bénéficiant de service des agences.

Article 3

Les politiques d'accessibilité linguistique d'une agence doivent également refléter les principes d'une communication en langage clair tel qu'il est prévu dans les orientations émises par le Bureau du maire pour l'éducation des adultes.

Article 4

En collaboration avec le Bureau du maire pour les affaires de l'immigration (MOIA), les opérations doivent fournir une assistance technique à des agences particulières, et coordonner et superviser la conformité des agences avec les composantes du présent arrêté concernant l'accessibilité linguistique pour les personnes LEP.

Article 5

Le présent arrêté municipal entre immédiatement en vigueur.   effet immédiatement.

Michael R. Bloomberg,
Maire