PART 1: PARLIAMENTARY BUSINESS

General 

1. The working language of the Parliament is English.  

2. The Parliament legislates in English only. Therefore, all bills, delegated legislation and their accompanying documents must be in English. When an MSP or a committee considers that there are good reasons for translation into a language other than English they must seek the prior approval of the Head of Scrutiny or of Legislation and Parliamentary Business, as appropriate. If a bill is translated into a language other than English, the English language version will always be the authoritative version.  

3. With the prior agreement of the Presiding Officer, MSPs may use any language in parliamentary debates. In committee meetings, the prior agreement of the convener should be sought. Where possible, two weeks’ notice should be given to allow the SPCB to arrange for appropriate interpreting services, if required.  

4. With the prior agreement of the Presiding Officer, any person officially invited to address the Parliament may do so in any language. Where possible, two weeks’ notice should be given to allow the SPCB to arrange for appropriate interpreting services, if required.  

5. MSPs and others may, within the course of a speech, say a few words, such as a prayer, proverb, saying or phrase, in any language. In these instances, an interpreter would not be necessary, on the understanding that the speaker provides an English translation immediately afterwards, as and when required. As a matter of courtesy, it is expected that the speaker will indicate to the Presiding Officer or convener beforehand their wish to do this.  

6. Proposals for bills, motions, amendments and questions must be in English, but may be accompanied by a translation in another language provided by the MSP. When such a translation is provided, the SPCB will arrange for it to be published in the Business Bulletin along with the English text of the proposal, motion, amendment or question. MSPs, however, remain responsible for the accuracy of the translations they have provided. 

7. When a committee produces a report and considers that there are good reasons for translation into a language other than English, the committee must seek the prior approval of the Head of Scrutiny.  

Petitions

8. A public petition may be submitted in any language. When a petition is submitted in a language other than English, the SPCB will arrange for it to be translated into English, so that it may be considered by the Public Petitions Committee and others to whom the committee refers the petition.  

Committee Witnesses 

9. With the prior approval of the committee convener, witnesses may give evidence to a committee in any language. Where possible, two weeks’ notice should be given to the committee convener/committee clerk to allow the SPCB to arrange for appropriate interpreting services, if required.  

10. When evidence is submitted that the committee considers requires to be translated, the SPCB will arrange this.  

Official Report 

11. Where a language other than English is used at a meeting of the Parliament or in the public session of a committee meeting, the Official Report will normally publish the report of the English interpretation only, with a note to indicate that the text is not in the original language used. The SPCB will offer a witness who uses any other language a translation of the Official Report of the meeting or item concerned into the language they used, if required.  

12. When Gaelic is used in meetings of the Parliament and committee meetings, the Official Report incorporates the Gaelic text before the report of the English interpretation.  

13. When Scots is used in meetings of the Parliament and committee meetings, the Official Report incorporates that language in the body of the text.  

14. When BSL, or another sign language, is used in meetings of the Parliament and committee meetings, the Official Report will include only the English interpretation.

Général

1. L'anglais est la langue de travail du Parlement.

2. Le Parlement légifère uniquement en anglais. Par conséquent, tous les projets de loi, la législation déléguée et leurs documents d'accompagnement doivent être en anglais. Lorsqu'un MPE [membre du Parlement écossais] ou une commission considère qu'il existe de bonnes raisons de traduire dans une autre langue que l'anglais, il doit demander l'approbation préalable du responsable de l'examen ou de la législation et des affaires parlementaires, selon le cas. Si un projet de loi est traduit dans une autre langue que l'anglais, la version anglaise fera toujours foi.

3. Avec l'accord préalable du président de séance, les MPE peuvent employer n'importe quelle langue dans les débats parlementaires. Lors des réunions d'un comité, l'accord préalable de l'organisateur doit être recherché. Dans la mesure du possible, un préavis de deux semaines doit être donné pour permettre au SPCB d'organiser les services d'interprétation appropriés, si nécessaire.

4. Avec l'accord préalable du président de séance, toute personne officiellement invitée à s'adresser au Parlement peut le faire dans n'importe quelle langue. Dans la mesure du possible, un préavis de deux semaines doit être donné pour permettre au SPCB d'organiser les services d'interprétation appropriés, si nécessaire.

5. Les MPE et autres peuvent, au cours d'un discours, prononcer quelques mots, comme une prière, un proverbe, un dicton ou une phrase, dans n'importe quelle langue. Dans ces cas, un interprète ne serait pas nécessaire, étant entendu que l'orateur fournit une traduction en anglais immédiatement après, au fur et à mesure des besoins. Par courtoisie, on s'attend à ce que l'orateur indique au préalable au président de séance ou à l'organisateur son souhait de le faire.

6. Les propositions de projets de loi, les motions, les modifications et les questions doivent être en anglais, mais elles peuvent être accompagnées d'une traduction dans une autre langue fournie par le MPE. Lorsqu'une telle traduction est fournie, le SPCB fera en sorte qu'elle soit publiée dans le "Business Bulletin" avec le texte anglais de la proposition, de la motion, de la modification ou de la question. Les MPE restent cependant responsables de l'exactitude des traductions qu'ils ont fournies.

7. Lorsqu'une commission produit un rapport et estime qu'il existe de bonnes raisons de la traduire dans une autre langue que l'anglais, la commission doit demander l'approbation préalable du chef d'examen.

Requête

8. Une requête publique peut être déposée dans n'importe quelle langue. Lorsqu'une requête est soumise dans une autre langue que l'anglais, le SPCB s'arrangera pour qu'elle soit traduite en anglais, afin qu'elle puisse être examinée par le Comité des requêtes publiques et d'autres personnes auxquelles le comité renvoie la requête.

Témoins du comité

9. Avec l'approbation préalable du responsable de la Commission, les témoins peuvent témoigner devant une commission dans n'importe quelle langue. Dans la mesure du possible, un préavis de deux semaines doit être donné au responsable du comité ou au greffier du comité pour permettre au SPCB de prendre des dispositions pour les services d'interprétation appropriés, si nécessaire.

10. Lorsque des preuves sont soumises et que le comité estime qu'elles doivent être traduites, le SPCB doit s'en charger.

Rapport officiel

11. Lorsqu'une autre langue que l'anglais est employée lors d'une réunion du Parlement ou lors d'une séance publique d'une réunion de commission, le rapport officiel publiera normalement le rapport de l'interprétation en anglais seulement, avec une note indiquant que le texte n'est pas dans la langue employée d'origine. Le SPCB offrira à un témoin qui emploie une autre langue une traduction du compte rendu officiel de la réunion ou du point concerné dans la langue qu'il a employée, si nécessaire.

12. Lorsque le gaélique est employé lors des réunions du Parlement et des réunions de commissions, le procès-verbal incorpore le texte gaélique avant le procès-verbal de la traduction en anglais.

13. Lorsque l'écossais est employé lors des réunions du Parlement et des réunions de commissions, le procès-verbal incorpore cette langue dans le corps du texte.

14. Lorsque la BSL, ou une autre langue des signes, est employée lors des réunions du Parlement et des réunions de commissions, le rapport officiel ne comprendra que l'interprétation en anglais.

15. Information is made available by the SPCB to facilitate access and improve public understanding of the business, membership and procedures of the Parliament. The SPCB is committed to ensuring that people resident in Scotland who are not fluent in English are able to engage with the work of the Parliament. Full details of the service that the public can expect are published on our website.

Gaelic

16. There is a legal requirement for the SPCB to make and develop provision in Gaelic. The SPCB’s Gaelic Language Plan details current services and planned service developments for the use of Gaelic in the Parliament, particularly for public access and information. More information is available at www.parliament.scot/gaelic.

Finding out about the Parliament

17. The SPCB publishes information in different languages to facilitate the engagement of people who live in Scotland with their Parliament. Languages selected for translation are reviewed on a regular basis and are updated to reflect population trends and perceived need. There is flexibility to produce translations in any language for residents of Scotland in response to demand or need, where it is reasonable and required for engagement purposes. Translations can be made available on the website and/or in other accessible formats as appropriate.

18. Although not the main focus of this policy, the SPCB also publishes some information about the Parliament for visitors from other countries who are not fluent in English. These languages are also reviewed on a regular basis and updated to reflect visitor trends and uptake.

Engaging with the Parliament

19. People living in Scotland who are not fluent in English but wish to engage with the work of the Parliament can seek the assistance of the SPCB for an interpreter to enable them to do so. The work of the Parliament in this context covers business in the Chamber, the work of committees – including participation in committee events and fact-finding visits – and public engagement conducted by or on behalf of the SPCB. The SPCB will endeavour to provide an interpreting service subject to availability.

20. Entry to the Parliament is free and, subject to parliamentary business, there is free access for all to public areas and the exhibition. Optional guided tours of the building are conducted in English. Hand-held audio-visual guides in different languages are available free of charge to enable non-English speakers to follow the tour.

Official Delegations

21. The SPCB is unable to provide translators or interpreters for official delegations to the Parliament. Delegations can bring their own interpreters and may be able to make use of the Parliament's technical facilities for simultaneous interpreting. Such requirements should be discussed at an early date and as much advance notice given as possible.

Events and Exhibitions

22. A range of different types of events and exhibitions are held at the Parliament. Some are sponsored wholly by the SPCB, some are in partnership between the SPCB and a third party and a significant number are sponsored by individual MSPs.

23. In the case of SPCB sponsored events and exhibitions, the SPCB will take responsibility for the provision of interpreting and/or translation as and when reasonable in the circumstances.

24. In the case of SPCB partnership events and exhibitions, the provision of interpreting and/or translation requirements will be agreed with third parties as required.

25. It is SPCB policy that the responsibility for planning and provision of interpreting and/or translation for MSP-sponsored events or exhibitions lies with the sponsoring MSP(s) and/or third-party host organisation (including Cross-Party Groups).

Contacting the Parliament

26. The Parliament welcomes correspondence in any language. When the Parliament has to translate correspondence, it may take staff longer to respond than at other times. Translation of correspondence in languages other than English can usually be arranged within five working days.

27. The Parliament accepts telephone calls and text messages in English and Gaelic. Calls in BSL through contact SCOTLAND-BSL or using the Text Relay service are also welcome.

28. If film or video footage in BSL is received, the Parliament will respond in BSL, although it may take staff longer to respond than at other times. A BSL filmed response can take up to 20 working days.
Supporting MSPs

29. The SPCB provides MSPs with resources to enable them to carry out their duties as constituency or regional MSPs. MSPs can claim reimbursement under the Reimbursement of Members’ Expenses Scheme when translation or interpreting services are used (eg for correspondence or interviews), or if they need to book the services of a sign language interpreter (or other services to facilitate equal access for disabled people, such as lip speakers or the production of information in Braille or in audio format). This ensures that no constituent is disadvantaged by not being able to communicate with their MSP without the assistance of an interpreter.

30. MSPs can obtain advice and details of the translation and interpreting services used by the SPCB by contacting Public Information by email at info@parliament.scot or by phoning the main switchboard number: 0131 348 5000 / 0800 092 7500. MSPs can also contact a local interpreting or translation service. Reimbursement under the Members’ Expenses Scheme applies in both cases.

Monitoring language use

31. When interpreters are employed to enable languages other than English to be used in the Chamber and in committee, this will be monitored and a report sent to the Equalities Manager at the end of the financial year.

32. New requests and take-up rates of information produced in different languages will be monitored and a report sent to the Equalities Manager at the end of the financial year.

The language policy was amended in 2011. It replaces the previous policy which was first agreed by the SPCB in November 2004 and subsequently reviewed in 2008. Any comments or queries on this policy should be made to the Head of Engagement and Communications Group.

(Updated February 2021)

15. Les informations sont mises à disposition par le SPCB pour faciliter l'accès et améliorer la compréhension du public sur les activités, la composition et les procédures du Parlement. Le SPCB s'engage à faire en sorte que les personnes résidant en Écosse, qui ne parlent pas couramment l'anglais, puissent participer aux travaux du Parlement. Tous les détails du service auquel le public peut s'attendre sont publiés sur notre site Web.

Gaélique

16. Le SPCB est tenu par la loi d'élaborer et de développer des services en gaélique. Le programme de langue gaélique du SPCB détaille les services actuels et les développements de services prévus pour l'emploi du gaélique au Parlement, en particulier pour l'accès et l'information du public. Plus d'informations sont disponibles sur le site www.parliament.scot/gaelic.

Renseignements sur le Parlement

17. Le SPCB publie des informations dans différentes langues pour faciliter la relation personnes vivant en Écosse avec leur Parlement. Les langues sélectionnées pour la traduction sont revues régulièrement et mises à jour pour refléter les tendances démographiques et les besoins perçus. Il est possible de produire des traductions dans n'importe quelle langue pour les résidents d'Écosse en réponse à la demande ou au besoin, lorsque cela est raisonnable et nécessaire à des fins de communication. Les traductions peuvent être mises à disposition sur le site Web et/ou dans d'autres formats accessibles, le cas échéant.

18. Bien que n'étant pas l'objectif principal de cette politique, le SPCB publie également des informations sur le Parlement pour les visiteurs d'autres pays qui ne parlent pas couramment l'anglais. Ces langues sont également révisées régulièrement et mises à jour pour refléter les tendances et l'adoption des visiteurs.

Collaboration avec le Parlement

19. Les personnes vivant en Écosse qui ne parlent pas couramment l'anglais mais qui souhaitent participer aux travaux du Parlement peuvent solliciter l'assistance du SPCB pour obtenir un interprète afin de leur permettre de le faire. Le travail du Parlement dans ce contexte couvre les affaires de la Chambre, le travail des commissions - y compris la participation aux événements des commissions et les visites d'information - et l'engagement du public mené par ou au nom du SPCB. La SPCB s'efforcera de fournir un service d'interprétariat sous réserve de disponibilité.

20. L'entrée au Parlement est gratuite et, sous réserve des affaires parlementaires, l'accès pour tous aux espaces publics et à l'exposition est libre. Des visites guidées facultatives du bâtiment sont effectuées en anglais. Des guides audiovisuels portables dans différentes langues sont disponibles gratuitement pour permettre aux non-anglophones de poursuivre la visite.

Délégations officielles

21. Le SPCB n'est pas en mesure de fournir des traducteurs ou des interprètes pour les délégations officielles au Parlement. Les délégations peuvent amener leurs propres interprètes et elles peuvent utiliser les installations techniques du Parlement pour l'interprétation simultanée. Ces exigences devraient être discutées à une date rapprochée et un préavis aussi long que possible doit être donné.

Événements et expositions

22. Différents types d'événements et d'expositions sont organisés au Parlement. Certains sont entièrement parrainés par le SPCB, certains sont en partenariat entre le SPCB et un tiers et un nombre important sont parrainés par des MPE individuellement.

23. Dans le cas d'événements et d'expositions parrainés par le SPCB, celui-ci assumera la responsabilité de fournir l'interprétation et/ou la traduction dans la mesure et lorsque cela est raisonnable dans les circonstances.

24. Dans le cas d'événements et d'expositions en partenariat avec le SPCB, la fourniture d'interprétation et/ou de traduction sera convenue avec des tiers selon les besoins.

25. Selon la politique du SPCB, la responsabilité de la planification et de la fourniture d’interprétation et/ou de traduction pour les événements ou expositions parrainés par les MPE incombe aux MPE parrains et/ou à l’organisation hôte tierce (y compris les groupes multipartites).

Relations avec le Parlement

26. Le Parlement accepte la correspondance dans n'importe quelle langue. Lorsque le Parlement doit traduire de la correspondance, le personnel peut mettre plus de temps à répondre qu'à d'autres moments. La traduction de la correspondance dans d'autres langues que l'anglais peut généralement être organisée dans un délai de cinq jours ouvrables.

27. Le Parlement accepte les appels téléphoniques et les messages textes en anglais et en gaélique. Les appels en BSL au moyen du Scotland-BSL ou en utilisant le service de relais de texte sont également les bienvenus.

28. Si un film ou une séquence vidéo en BSL est reçu, le Parlement répondra en BSL, bien que cela puisse prendre plus de temps au personnel pour répondre qu'à d'autres moments. Une réponse filmée en BSL peut prendre jusqu'à 20 jours ouvrables.

Soutien aux MPE

29. Le SPCB fournit aux MPE des ressources pour leur permettre de s'acquitter de leurs fonctions en tant que circonscription ou de MPE régional. Les MPE peuvent demander un remboursement dans le cadre du programme de remboursement des dépenses des membres lorsque des services de traduction ou d'interprétation sont utilisés (par exemple pour la correspondance ou des entretiens), ou s'ils ont besoin de réserver les services d'un interprète dans la langue des signes (ou d'autres services pour faciliter l'égalité d'accès des personnes handicapées personnes, comme les haut-parleurs pour malentendants ou la production d'informations en braille ou en format audio). Cela garantit qu'aucun électeur ne soit désavantagé en ne pouvant pas communiquer avec son MPE sans l'assistance d'un interprète.

30. Les MPE peuvent obtenir des conseils et des détails sur les services de traduction et d'interprétariat utilisés par le SPCB en contactant la "Public Information" par courriel à info@parliament.scot ou en appelant le numéro du standard téléphonique : 0131 348 5000 / 0800 092 7500. Les MPE peuvent également contacter un service local d'interprétariat ou de traduction. Le remboursement au titre du régime des dépenses des membres s'applique dans les deux cas.

Contrôle de l'usage de la langue

31.  Lorsque des interprètes sont employés pour permettre l’emploi d'autres langues que l’anglais dans l’hémicycle et en commission, cela fera l’objet d’un suivi et un rapport sera envoyé au responsable des égalités à la fin de l’exercice financier.

32. Les nouvelles demandes et les taux d'emploi des informations produites dans différentes langues feront l'objet d'un suivi et un rapport sera envoyé au responsable des égalités à la fin de l'exercice financier.

La politique linguistique a été modifiée en 2011. Elle remplace la politique précédente qui avait été initialement approuvée par le SPCB en novembre 2004 et révisée par la suite en 2008. Tout commentaire ou toute question concernant cette politique doit être adressé au responsable du groupe Engagement et Communications.

(Mise à jour en février 2021)