The Official Languages Rules (1976)

Use for Official Purpose of the Union

G.S.R 1052 - In exercise of the powers conferred by section 8, read with sub-section(4) of section 3 of the Official Languages Act, 1963 (19 of 1963), the Central Government hereby makes the following rules, namely:

Article 1

Short title, extent and commencement

(i) These rules may be called the Official Languages (Use for Official Purposes of the Union) Rules, 1976.

(ii) They shall extend to the whole of India, except the State of Tamilnadu.

(iii) They shall come into force on the date of their publication in the Official Gazette.

Article 2

Definitions - In these rules, unless the context otherwise requires:

a) "Act" means the Official Languages Act, 1963 (19 of 1963):

b) "Central Government Office" includes:-

(i) any Ministry, Department or office of the Central Government,

(ii) any office of a Commission, Committee or Tribunal appointed by the Central Government; and

(iii) any office of a corporation or company owned or controlled by the Central Government;

c) "Employee" means any person employed in a Central Government office;

d) "Notified Office" means an office notified under sub-rule (4) of rule 10;

e) "Proficiency in Hindi " means proficiency in Hindi as described in rule 9;

f) "Region A" means the States of Bihar, Haryana, Himachal Pradesh, Madhya Pradesh, Rajasthan and Uttar Pradesh and the Union Territories of Delhi and Andaman and Nicobar Islands;

g) "Region B" means the States of Gujarat, Maharashtra and Punjab and the Union Territory of Chandigarh;

h) "Region C" means the States and the Union Territories other than those referred to in clauses (f) and (g);

(i)"Working knowledge of Hindi" means working knowledge of Hindi as described in rule 10.

Article 3

Communications to States and other than to Central Government offices

1) Communications from a Central Government office to a State or a Union Territory in Region "A" or to any office (not being a Central Government office) or person in such State or Union Territory shall, save in exceptional cases, be in Hindi, and if any communication is issued to any of them in English it shall be accompanied by a Hindi translation thereof.

2) Communications from a Central Government office:

(a) to a State or Union Territory in Region "B" or to any office (not being a Central Government office) in such State or Union Territory shall ordinarily be in Hindi and if any communication is issued to any of them in English, it shall be accompanied by a Hindi translation thereof;

Provided that if any such State or Union Territory desires the communications of any particular class or category or those intended for any of its offices, to be sent for a period specified by the Government of the State or Union Territory concerned, in English, or in Hindi with a translation in the other language, such communication shall be sent in that manner;

(b) to any person in a State or Union Territory of Region "B" may be either in Hindi or English.

(3) Communications from a Central Government office to State or Union Territory in Region "C" or to any office (not being a Central Government office) or person in such State shall be in English.

(4) Notwithstanding anything contained in sub-rules (1) and (2), communications from a Central Government office in Region "C" to a State or Union Territory of Region "A" or Region "B" or to any office (not being a Central Government office) or person in such State may be either in Hindi or in English.

Provided that communications in Hindi shall be in such proportion as the Central Government may, having regard to the number of persons having working knowledge of Hindi in such offices, the facilities for sending communications in Hindi and matters incidental thereto determine from time to time.

Article 4

Communications between Central Government Offices communications

(a) Between one Ministry or Department of the Central Government and another may be in Hindi or in English;

(b) Between one Ministry or Department of the Central Government and attached or subordinate offices situated in Region "A", shall be in Hindi and in such proportion as the Central Government may, having regard to the number of persons having a working knowledge of Hindi in such offices, the facilities for sending communications in Hindi and matters incidental thereto, determine from time to time;

(c) Between Central Government offices situated in Region "A", other than those specified in clause (a) or clause (b), shall be in Hindi;

(d) Between Central Government offices situated in Region "A" and offices in Region "B" or Region "C" may be in Hindi or in English:

Provided that these communications shall be in Hindi in such proportion as the Central Government may, having regard to the number of persons having working knowledge of Hindi in such offices, the facilities for sending communications in Hindi and matters incidental thereto, determine from time to time:

(e) Between Central Government offices situated in Region "B" or Region "C" may be in Hindi or English;

Provided that these communications shall be in Hindi in such proportion as the Central Government may, having regard to the number of persons having working knowledge of Hindi in such offices, the facilities for sending communications in Hindi and matters incidental thereto, determine from time to time;

Provided that a translation of such communication in the other language shall:

(i) Where that communication is addressed to an office in Region "A" or Region "B", be provided, if necessary, at the receiving end;

(ii) where the communication is addressed to an office in Region "C", be provided along with such communication;

Provided further that no such translation in the other language shall be required to be provided if the communication is addressed to a notified office.

Article 5

Replies to communications received in Hindi

Notwithstanding anything contained rules 3 and 4, communications from a Central Government office in reply to communications in Hindi shall be in Hindi.

Article 6

Use of both Hindi and English

Both Hindi and English shall be used for all documents referred to in sub-section (3) of section 3 of the Act and it shall be the responsibility of the persons signing such documents to ensure that such documents are made, executed or issued both in Hindi and in English.

Article 7

Application, representations etc.

1) An employee may submit an application, appeal or representation in Hindi or in English.

2) Any Application, appeal or representation referred to in sub-rule (1) when made or signed in Hindi, shall be replied to in Hindi.

3) Where an employee desires any order or notice relating to service matters (including disciplinary proceedings) required to be served on him to be in Hindi, or as the case may be, in English, it shall be given to him in that language without undue delay.

Article 8

Noting in Central Government offices

(1) an employee may record a note or minute on a file in Hindi or in English without being himself required to furnish a translation thereof in the other language.

(2) No Central Government employee possessing a working knowledge of Hindi may ask for an English translation of any document in Hindi except in the case of documents of legal or technical nature.

(3) If any question arises as to whether a particular document is of a legal or technical nature, it shall be decided by the Head of the Department or office.

(4) Notwithstanding anything contained in sub-rule (1), the Central Government may, by order specify the notified offices where Hindi alone shall be used for noting, drafting and for such other official purposes as may be specified in the order by employees who possess proficiency in Hindi.

Article 9

Proficiency in Hindi

An employee shall be deemed to possess proficiency in Hindi if:-

(a) he has passed the Matriculation or any equivalent or higher examination with Hindi as the medium of examination; or

(b) he has taken Hindi as an elective subject in the degree examination or any other examination equivalent to or higher than the degree examination; or

(c) he declares himself to possess proficiency in Hindi in the form annexed to these rules.

Article 10

Working knowledge of Hindi

(1) An employee shall be deemed to have acquired a working knowledge of Hindi -

(a) If he has passed

(i) the Matriculation or an equivalent or higher examination with Hindi as one of the subjects; or

(ii) the Pragya examination conducted under the Hindi Teaching Scheme of the Central Government or when so specified by that Government in respect of any particular category of posts, any lower examination under that Scheme; or

(iii) any other examination specified in that behalf by the Central Government; or

(b) if he declares himself to have acquired such knowledge in the form annexed to these rules.

(2) The Staff of a Central Government office shall ordinarily be deemed to have acquired a working knowledge of Hindi if eighty per cent of the Staff working therein have acquired such knowledge.

(3) The Central Government or any officer specified in this behalf by the Central Government may determine whether the staff of a Central Government office has acquired a working knowledge of Hindi.

(4) The names of the Central Government offices, the staff whereof have acquired a working knowledge of Hindi, shall be notified in the Official Gazette:

Provided that the Central Government may if it is of opinion that the percentage of the staff working in a notified office and having a working knowledge of Hindi has gone below the percentage specified in sub-rule (2) from any date, it may, by notification in the Official Gazette, declare that the said office shall cease to be a notified office from that date.

Article 11

Manuals, Codes, other procedural literature, articles of Stationery, etc.

(1) All manuals, codes and other procedural literature relating to Central Government offices shall be printed or cyclostyled, as the case may be, and published both in Hindi and English in diglot form.

(2) The forms and headings of registers used in any Central Government office shall be in Hindi and in English.

(3) All name-plates, sign-boards, letter-heads and inscriptions on envelopes and other items of stationery written, printed or inscribed for use in any Central Government office, shall be in Hindi and in English:

Provided that the Central Government may, if it is considered necessary to do by general or special order exempt any Central Government office from all or any of the provisions of this rule.

Article 12

Responsibility for compliance

(1) It shall be the responsibility of the administrative head of each Central Government office

(i) to ensure that the provisions of the Act and these rules and directions issued under 545-rule 2 are properly complied with; and

(ii) to devise suitable and effective check-point for this purpose.

(2) The Central Government may from time to time issue such directions to its employees and offices as may be necessary for the due compliance of the provisions of the Act and these rules.

Règlement sur les langue officielles

Usage à des fins officielles de l'Union

R.S.G 1052 – Dans l’exercice des pouvoirs conférés par l’article 8, considéré comme incluant le paragraphe (4) de l’article 3 de la Loi sur les langues officielles (19 de 1963), le gouvernement central établit par les présentes les règlements suivants, notamment ceux qui suivent.

Article 1^er

Titre abrégé, portée et entrée en vigueur

(i) Ces règlements peuvent être intitulés Règlements sur les langues officielles de 1976 (Usage à des fins officielles de l’Union)

(ii) Ils doivent s’appliquer à l’échelle de l’Inde, à l’exception de l’État du Tamil Nadu.

(iii) Ils doivent entrer en vigueur à la date de leur publication dans le Journal officiel.

Article 2

Définitions – Dans les présents règlements, sauf si le contexte exige une autre interprétation :

a) « Loi » désigne la Loi sur les langues officielles, 1963 (19 de 1963) :

b) « Bureau du gouvernement central » comprend :

(i) un ministère, département ou bureau du gouvernement central;

(ii) un bureau d’une commission, d’un comité ou d’un tribunal désigné par le gouvernement central, et

(iii) un bureau d’une société ou corporation appartenant au gouvernement central ou contrôlé par ce dernier;

c) « Employé » désigne toute personne à l’emploi d’un bureau du gouvernement central;

d) « Bureau annoncé » désigne un bureau annoncé en vertu du paragraphe (4) de l'article 10;

e) « Compétence en hindi » désigne les compétences dans la langue hindi telles que décrites à l'article 9;

f) « Région A » désigne les États de Bihar, Haryana, Himachal Pradesh, Madhya Pradesh, Rajasthan et Uttar Pradesh et les Territoires de l’Union de Delhi et Andaman et les îles Nicobar;

g) « Région B » désigne les États de Gujarat, Maharashtra et Punjab, le Territoire de l’Union de Chandigarh;

h) « Région C » désigne les États et les Territoires de l’Union autres que ceux mentionnés dans les paragraphes (f) et (g).

i) « Connaissance pratique de l’hindi » désigne une connaissance pratique de l’hindi telle que décrite à l'article 10.

Article 3

Communications des bureaux du gouvernement central avec les États et autres bureaux

1) Les communications d’un bureau du gouvernement central avec un État ou un Territoire de l’Union situé dans la Région « A » ou avec un bureau (qui n’est pas un bureau du gouvernement central) ou avec une personne résidant dans un tel État ou Territoire de l’Union doivent, sauf dans des cas exceptionnels, être en hindi, et si quelque communication que ce soit est adressée à l’un de ces destinataires en anglais, elle doit être accompagnée par une traduction équivalente en hindi.

2) Les communications d’un bureau du gouvernement central adressées :

(a) à un État ou un Territoire de l’Union situé dans la Région « B » ou à tout bureau (qui n’est pas un bureau du gouvernement central) situé dans un tel État ou Territoire de l’Union doit être généralement en hindi, et si la communication est adressée à l’un de ces destinataires en anglais, elle doit être accompagnée d’une traduction équivalente en hindi;

Si un tel État ou Territoire de l’Union désire que des communications d’une classe ou d’une catégorie particulière, ou que les communications adressées à l’un de ces bureaux, soient expédiées pour une période précisée par le gouvernement de l’État ou du Territoire de l’Union concerné en anglais ou en hindi, accompagnées d’une traduction dans l’autre langue, de telles communications doivent être expédiées conformément à la demande;

(b) à toute personne résidant dans un État ou un Territoire de l’Union situé dans la Région « B » peuvent être soit en hindi ou en anglais.

3) Les communications d’un bureau du gouvernement central adressées à un État ou un Territoire de l’Union situé dans la Région « C » ou à tout bureau (qui n’est pas un bureau du gouvernement central) ou à toute personne se trouvant dans un tel État doivent être en anglais.

4) Nonobstant les dispositions contenues dans les alinéas (1) et (2), les communications d’un bureau du gouvernement central situé dans la Région « C » adressées à un État ou un Territoire de l’Union situé dans la Région « A » ou dans la Région « B » ou à tout bureau (qui n’est pas un bureau du gouvernement central) ou à toute personne résidant dans un tel État peuvent être en hindi ou en anglais.

À la condition que les communications en hindi soient dans une proportion telle que le gouvernement central puisse, en tenant compte du nombre de personnes ayant une connaissance pratique de l’hindi dans de tels bureaux, avoir la capacité d’expédier des communications et des questions accessoires y afférentes en hindi, tel qu’établi de temps à autre.

Article 4

Communications entre les bureaux du gouvernement central

(a) Les communications entre un ministère ou un département du gouvernement central et un autre peuvent être en hindi ou en anglais;

(b) Les communications entre un ministère ou un département du gouvernement central et des bureaux rattachés ou subordonnés situés dans la Région « A » doivent être en hindi et dans une proportion telle que le gouvernement central puisse, en tenant compte du nombre de personnes ayant une connaissance pratique de l’hindi dans de tels bureaux, avoir la capacité d’expédier des communications en hindi et des questions accessoires y afférentes, tel qu’établi de temps à autre.

(c) Les communications entre les bureaux du gouvernement central situés dans la Région « A », autres que ceux stipulés dans l’alinéa (a) ou (b) doivent être en hindi;

(d) Les communications entre les bureaux du gouvernement central situés dans la Région « A » et les bureaux situés dans la Région « B » ou la Région « C » peuvent être en hindi ou en anglais ;

Sous réserve que ces communications soient en hindi dans une proportion telle que le gouvernement central puisse, en tenant compte du nombre de personnes ayant une connaissance pratique de l’hindi dans un tel bureau, avoir la capacité d’expédier des communications en hindi et des questions accessoires y afférentes, tel qu’établi périodiquement.

(e) Les communications entre les bureaux du gouvernement central situés dans la Région « B » ou dans la Région « C » peuvent être en hindi ou en anglais;

Sous réserve que ces communications soient en hindi dans une proportion telle que le gouvernement central puisse, en tenant compte du nombre de personnes ayant une connaissance pratique de l’hindi dans de tels bureaux, avoir la capacité d’expédier des communications en hindi et des questions accessoires y afférentes, tel qu’établi de temps à autre.

Sous réserve qu’une telle communication soit accompagnée d’une traduction dans l’autre langue dans les cas suivants :

(i) Dans l’éventualité où la communication est adressée à un bureau situé dans la Région « A » ou dans la Région « B », la traduction doit être fournie, s’il y a lieu, par l’extrémité réceptrice;

(ii) Dans l’éventualité où la communication est adressée à un bureau de la Région « C », la communication doit être accompagnée de la traduction;

Sous réserve également qu’il  ne soit pas nécessaire de joindre la traduction à la communication si celle-ci est adressée à un bureau notifié.

Article 5

Réponses aux communications reçues en hindi

Nonobstant toute stipulation contenue dans les règlements 3 et 4, toute communication d’un bureau du gouvernement central en réponse à une communication en hindi doit être en hindi.

Article 6

Usage à la fois de l’hindi et de l’anglais

L’hindi et l’anglais doivent être utilisés simultanément dans tout document dont il est fait mention au paragraphe 3 de l’article 3 de la loi, et il incombe aux signataires de ces documents la responsabilité de s’assurer que ces derniers soient rédigés, signés ou émis à la fois en hindi et en anglais.

Article 7

Demande, représentations, et autres 

1) Un employé peut soumettre une demande d’emploi, une représentation ou un recours en hindi ou en anglais.

2) Lorsqu'une demande d’emploi, une représentation ou un recours visé au paragraphe 1 est adressé ou signé en hindi, la réponse doit également être adressée en hindi.

3) Lorsqu’un employé désire qu'un ordre ou un avis relié à des questions de service (y compris des procédures disciplinaires) qui doit lui être signifié soit adressé en hindi, ou selon le cas, en anglais, un tel ordre ou avis doit lui être signifié dans la langue de son choix sans délai injustifié.

Article 8

Notation dans les bureaux du gouvernement central

(1) Un employé peut enregistrer une note ou un procès-verbal dans ou dossier en hindi ou en anglais sans qu’il lui incombe d’en fournir une traduction dans l’autre langue.

(2) Aucun employé du gouvernement central possédant une connaissance pratique de l’hindi ne peut demander une traduction en anglais d’un document, sauf s’il s’agit d’un document de nature juridique ou technique.

(3) Si la question est de savoir si un document particulier est de nature juridique ou technique, la décision doit être prise par le Chef du département ou du bureau.

(4) Nonobstant toute stipulation contenue au paragraphe 1, le gouvernement central peut préciser par ordonnance les bureaux notifiés où seul l’hindi doit être utilisé pour aviser, rédiger ou à toute autre fin officielle pouvant être précisée dans une telle ordonnance par tout employé possédant des compétences en hindi.

Article 9

Compétence en hindi

Un employé est présumé posséder une compétence en hindi dans les conditions suivantes :

(a) il a réussi l’examen du ministère, un examen équivalent ou supérieur dans lequel l’hindi est utilisé comme la langue d’examen; ou

(b) il a pris l’hindi comme cours optionnel et est en mesure de subir l’examen pour l’obtention du diplôme ou tout autre examen équivalent ou supérieur à l’examen d’obtention du diplôme; ou

(c) il déclare avoir acquis des compétences en hindi dans le formulaire joint à ces règlements.

Article 10

Connaissance pratique de l’Hindi

(1) Un employé est présumé avoir acquis des connaissances pratiques de l’hindi :

(a) s’il a réussi :

(i) l’examen du ministère, un examen équivalent ou supérieur dans lequel l’hindi est un des sujets; ou

(ii) l’examen Pragya tenu en vertu du programme d’enseignement du gouvernement central en hindi ou lorsque le gouvernement le précise relativement à une catégorie particulière de postes, un examen dont les exigences sont inférieures en vertu du même programme; ou

(iii) tout autre examen précisé à cette fin par le gouvernement central; ou

(b) s’il déclare avoir acquis de telles connaissances dans le formulaire joint à ces règlements.

(2) Le personnel d’un bureau du gouvernement central est généralement présumé avoir acquis une connaissance pratique de l’hindi si quatre-vingt pour cent (80 %) du personnel qui travaille dans le  bureau a acquis de telles connaissances.

(3) Le gouvernement central, ou tout bureau stipulé à cette fin par le gouvernement central, peut décider si le personnel d’un bureau dudit gouvernement a acquis des connaissances pratiques en hindi.

(4) La liste des bureaux du gouvernement central dont le personnel a acquis des connaissances pratiques de l’hindi doit être publiée et annoncée dans le Journal officiel.

Sous réserve que le gouvernement central puisse, s’il est d’opinion que le pourcentage du personnel travaillant dans un bureau annoncé et ayant acquis des connaissances pratiques de l’hindi est inférieur au pourcentage stipulé au paragraphe 2 à compter d’une certaine date, il peut, par avis dans le Journal officiel, déclarer que ledit bureau doit cesser d’être un bureau annoncé à compter de la date précitée.

Article 11

Manuels, codes, autre documentation sur la procédure, articles de papeterie, et autres

(1) Tous les manuels, codes ou autre documentation afférents aux bureaux du gouvernement central doivent être imprimés ou dupliqués, selon le cas, et publiés à la fois en hindi et en anglais dans un format bilingue.

(2) Les formulaires et en-têtes de registre utilisés dans un bureau du gouvernement central doivent être en hindi et en anglais.

(3) Toutes les plaques signalétiques, tableaux d’affichage, en-têtes de lettre et inscriptions sur les enveloppes et autres articles de papeterie écrits, imprimés ou inscrits pour usage dans tout bureau du gouvernement central doivent être en hindi et en anglais.

Sous réserve que le gouvernement central puisse, s’il le juge nécessaire, édicter des ordonnances générales ou spéciales pour exempter un bureau du gouvernement central de toutes les dispositions du présent règlement ou d’une partie de celui-ci.

Article 12

Responsabilité en matière de conformité

(1) Il incombe au chef de l’administration de chaque bureau du gouvernement central :

(i) de s’assurer que les dispositions de la loi et de ces règlements et directives émises en vertu du règlement 545, sous-règlement 2 sont dûment respectées; et

(ii) d’élaborer, à cette fin, des points de vérification appropriés et efficaces.

(2) Le gouvernement central peut, à tout moment, émettre une directive à ses employés et bureaux, s'il le juge nécessaire à la bonne conformité aux dispositions de la loi et des présents règlements.

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