Cap-Occidental- Politique linguistique de la ville du Cap

LANGUAGE POLICY

Approved by Council : 27 November 2002
C 70/11/02

Amended : 28 May 2003
C 05/05/03

The attached policy document does not necessarily contain all amendments as indicated in the resolutions of the above item numbers. This policy document is however to be reviewed and a final policy document will be made available on city web once approved by council.

Section 1

Definitions

In this policy, unless the context otherwise indicates -

"administration" refers to the administrative arm of the City of Cape Town;

"city" refers to the Municipality of the City of Cape Town (established by Provincial Notice 479 dated 22 September 2000);

"committees" refers to the Executive Committee, Portfolio Committees and any other committee established by the Council;

"council" refers to full council meetings of the Municipal Council of the City of Cape Town;

"province" refers to the Western Cape;

"subcouncils" refers to the Subcouncils of the Council (established in terms of Provincial Notice 10232 of September 2001 and published in Provincial Gazette Extraordinary 5766 dated 20 September 2001);

"three official languages" refers to the three official languages of the Western Cape, namely Afrikaans, English and Xhosa, in terms of section 5 of the Constitution of the Western Cape.

Section 2

Name of Policy

Language Policy of the Municipality of the Council of the City of Cape Town.

Section 3

Purpose

To give effect to:

3.1 sections 6 and 9 of the Constitution of the Republic of South Africa (Act 108 of 1996);
3.2 sections 18.2 and 21.2 of the Municipal Systems Act, 2000 (Act 32 of 2000);
3.3 the principles of Batho Pele as contained in Government Gazette no.18340, 1/10/97;
3.4 the Western Cape Language Policy (P/N 369/2001 of 27 November 2001)
3.5 the City's strategic objective as "a well-run city" and "a city close to the people".

Section 4

Goals

4.1 to establish the language usage of the municipality's residents and take into account such language preferences;

4.2 to support impartial service delivery by promoting equal access to municipal services and programmes by removing communication or language barriers;

4.3 to promote multilingualism amongst the municipality's staff and communities within the City's area of jurisdiction;

4.4 subject to 4.1, to, in the interim, promote the use of the three official languages [of the Province, viz. Afrikaans, Xhosa and English] in the affairs of the municipality;

4.5 to give increasing effect to the equal status of the three official languages [of the Province];

4.6 upon request, [to make provision for the usage of Sign Language if and when considered necessary] from people with disabilities, Council, where practical, will make provision to address their special needs.

Section 5

Policy provisions for the use of the official languages by the Council

5.1 Any of the three official languages [of the Province] may be used in any debates and other proceedings of the Council and its Committees. The City must make provision for interpreting services for members from and into the three official languages during sittings of the Council, its Subcouncils and Committees. Sign Language interpreting must be provided, if and when considered necessary;

5.2 All policies introduced/adopted, by-laws, and resolutions of the Council and its Committees must be available in all three official languages;

5.3 A notice of motion or a formal motion in the Council or its Committees must be available in all three official languages. The City may make practical arrangements to cause motions drawn up in one official language to be available, within a reasonable period, in the other two official languages;

5.4 Reports (including attachments thereto) submitted to Council, its Subcouncils and/or Committees must be kept in the original form submitted. However, the recommendations to all reports must be made available in all three official languages;

5.5 Notices of all meetings and index to agendas must be in all three official languages.

5.6 A recommendation adopted by Council, its Subcouncils and Committees shall for all purposes be regarded as the one expressed in the language in which the written report is submitted for consideration.

Section 6

Disciplinary hearings

All disciplinary hearings must be able to be conducted in [all three official languages as may be necessary] any official language preference of anyone involved in such hearings. [For this reason, interpretation/translation services must be made available.]

Section 7

Official notices and advertisements

All official notices and advertisements issued/published by the City, for general public information, must be issued in [Afrikaans, Xhosa and English] all three official languages.

Section 8

Internal communication

8.1 Any of the three official languages may be used for the purpose of communication in the Administration. Provided that if the addressee does not understand the language of use in which he/she is communicated with, he/she may request that communication with him/her takes place in a language of which he/she understands.

8.2 All internal staff communique must be in all three official languages; and

8.3 The City must make every effort to ensure compliance with the Language Code of Conduct.

Section 9

External communication

9.1 Any member of the public may use any of the three official languages [of the Western Cape] or Sign Language in his/her communication with the City;

9.2 All external communication of response must be in the official language in which the original communication was received;

9.3 The City must in its communication with and rendering of services to the public ensure that these are carried out in the most appropriate way with the assistance of interpreters and translators and or technical means.

Section 10

Identification signs

10.1 Identification signage and directions of municipal offices or facilities must be in the three official languages;

10.2 Where the law permits, the three official languages [of the Western Cape] must be used equitably [(on a rotational basis)] on local road signs[,] and directions signs. [and for street names.] For street names, due consideration must be given to the community's language usage and preferences.

Section 11

Implementation strategies

11.1 Language Services Unit

11.1.1 The City must establish a Language Services Unit, under the auspices of the Director : Corporate Administration, which will be responsible for providing a translating/interpreting service to the City;

11.1.2 Professional and specialised translators and interpreters must be appointed in such a unit;

11.1.3 The City must make available translating and interpreting services so that all residents can have equal access to municipal services;

11.1.4 The City's Language Services Unit to liaise with the Western Cape Language Committee, PANSALB, the National Language Bodies, the National Language Service, lexicographical units and other relevant bodies regarding terminological development and language norms with specific reference to the official languages of the Western Cape and Sign Language.

11.2 Code of Conduct

11.2.1 The City must continuously ensure that councillors and staff are sensitised to the value of multilingualism as a tool for building social cohesion, promoting economic development and consolidating democratic government through respect for cultural diversity;

11.2.2 The City must ensure that notices are placed in all its buildings/offices informing the public that it promotes multilingualism and that officials will make every effort to use the language(s) of the client(s);

11.2.3 The City must ensure that all officials and councillors accommodate the language use and preferences of other officials and councillors with courtesy.

11.3 Development and Education

11.3.1 Officials and Councillors must be encouraged to learn the three official languages [of the Province they do not know], and training programmes must be organised to assist [staff] in the development of their language skills;

11.3.2 Services/Directorates/Branches/Sections must play an active role in promoting multilingualism in an equitable manner and also to identify the language skills required in order to render an effective and efficient service to its communities;

11.3.3 When filling vacant posts, Services / Directorates / Branches / Sections must take cognisance of the city's language policy when advertising, recruiting selecting and appointing staff.

11.4 Translating and Interpreting Services

The City must make available translating and interpreting services if and when considered necessary.

11.5 Main/General Telephone Exchanges

The main/general telephone reception at all administrative buildings and within all Services/Directorates/Branches/Sections must "welcome" its customers in all three official languages. A total recorded service to be available in all three official languages prompting customers according to their language preference.

11.6 Language Audits

11.6.1 In terms of section 6(3)(b) of the Constitution of the RSA, municipalities must take into account the language use and preferences of its residents. Therefore, the language use and preferences of the residents within the area of jurisdiction of the City must be determined by means of a language audit - to be done every four to five years.

11.6.2 The City must conduct regular language proficiency audits within its Services/Directorates/Branches/Sections to determine the linguistic needs as well as the linguistic capabilities of officials in the organisation and tap other appropriate methods to improve the language skills in the City.

Section 12

Establishment of a language committee for the City of Cape Town

That a multi-party ad-hoc committee consisting of six Councillors (preferably two Xhosa, two Afrikaans and two English speaking Councillors) and known as the City of Cape Town Language Committee be established as a sub-committee of the Corporate Services Portfolio Committee, and entitled -

12.1 to establish the language usage and preferences of the residents of the municipality and advise Council accordingly;

12.2 to monitor the use of Afrikaans, Xhosa and English in the Council;

12.3 to actively promote the principle of multilingualism;

12.4 to monitor the phased-in implementation of the language policy;

12.5 to advise and make recommendations on any language matter to the Corporate Services Portfolio Committee;

12.6 to initiate studies and research directed at -

12.6.1 the promotion of respect for the official languages;

12.6.2 the promotion of multilingualism in the City of Cape Town;

12.6.3 the promotion and use of the language resources of the City;

12.6.4 to prevent the use of any language for exploitation and domination;

12.7 to interact with other stakeholders on language-related issues.

Section 13

Financing and application

The City must budget for language planning and training, language policy development and implementation, language resources and language audits in order to meet the obligations outlined above.

POLITIQUE LINGUISTIQUE

Approuvée par le Conseil municipal le 27 novembre 2002
C 70/11/02

Modifiée le 28 mai 2003
C 05/05/03

Le document sur la politique annexé ne contient pas nécessairement toutes les modifications tel qu'il est indiqué dans les résolutions des susdits numéros d'article. Ce document sur la politique doit cependant être révisé et un document de politique finale sera rendu disponible sur le site de la ville une fois approuvé par le conseil.

Article 1

Définitions

Dans cette politique, à moins que le contexte ne le précise autrement:

«administration» renvoie au bras administratif de la Ville de Cape Town;

«Ville» renvoie à la municipalité de la Ville de Cape Town (créée par l'avis provincial no 479 daté du 22 septembre 2000);

«comités» renvoie au Comité exécutif, aux Comités du portefeuille et tout autre comité créée par le Conseil;

«conseil» renvoie aux réunions complètes de la sous-commission du Conseil municipal de la Ville de Cape Town;

«province» renvoie au Cap-Occidental;

«sous-conseils» renvoie aux sous-conseils du Conseil (créés par les dispositions de l'avis provincial no 10232 de septembre 2001 et publié dans la Gazette provincial extraordinaire 5766 datée du 20 septembre 2001);

«trois langues officielles» renvoie aux trois langues officielles du Cap-Occidental, à savoir l'afrikaans, l'anglais et le xhosa, selon les dispositions de l'article 5 de la Constitution du Cap-Occidental.

Article 2

Nom de la police

Politique linguistique de la municipalité du Conseil de Ville de Cape Town.

Article 3

Objectif

Mettre en vigueur:

3.1 les articles 6 et 9 de la Constitution de la république d'Afrique du Sud (loi 108 de 1996);
3.2 les articles 18.2 et 21.2 de la Loi sur les systèmes municipaux de 2000 (loi 32 de 2000);
3.3 les principes du Batho Pele tel qu'ils sont contenus dans la Gazette du gouvernement no 18340, 1/10/97;
3.4 la politique linguistique du Cap-Occidental (P/N 369/2001 du 27 novembre 2001);
3.5 l'objectif stratégique de la Ville comme «une ville bine en selle» et «une ville près des citoyens».

Article 4

Buts

4.1 Établir l'emploi de la langue des résidants de la municipalité et tenir compte de ses préférences linguistiques;

4.2 Soutenir la délivrance de services impartiaux en assurant la promotion à un accès égal aux services et programmes municipaux et en supprimant les barrières des langues dans la communication;

4.3 Promouvoir le multilinguisme parmi le personnel de la municipalité et les communautés dans le district sous juridiction de la Ville;

4.4 Sous réserve de l'article 4.1 à, entre-temps, promouvoir l'emploi des trois langues officielles [de la province, c'est-à-dire l'afrikaans, le xhosa et l'anglais] dans les affaires de la municipalité;

4.5 Donner effet à l'accroissement du statut égal aux trois langues officielles [de la province];

4.6 Sur demande [pour respecter la disposition relative à l'emploi de la langue des signes lorsque c'est nécessaire] de citoyens handicapés, le Conseil, quand c'est réalisable, prendre des dispositions pour répondre à leurs besoins particuliers.

Article 5

Mesures de la politique pour l'emploi des langues officielles par le Conseil

5.1 Chacune des trois langues officielles [de la province] peut être employée dans les débats et autres procédures du Conseil et de ses comités. La Ville doit prendre des dispositions pour l'interprétation des services pour ses employés dans les trois langues officielles durant les séances du Conseil, ses sous-conseils et comités. L'interprétation dans la langue des signes doit être prévue lorsque c'est considéré comme nécessaire;

5.2 Toute politique présentée ou adoptée, par arrêté municipal et résolutions du Conseil et de ses comités, doit être disponible dans les trois langues officielles;

5.3 Tout avis de motion ou toute motion formelle au Conseil ou à ses comités doit être disponible dans les trois langues officielles. La Ville peut prévoir des accommodements pratiques pour susciter des motions rédigées dans une langue officielle qui seront rendues disponibles, dans un délai raisonnable, dans les deux autres langues officielles;

5.4 Les comptes rendus (y compris les annexes) présentés au Conseil, ses sous-conseils et/ou ses comités doivent être inscrits dans la forme originale présentée. Cependant, les recommandations dans tous les comptes rendus doivent être rendus disponibles dans les trois langues officielles;

5.5 Les avis pour toutes les réunions et l'index des ordres du jour doivent être rédigées dans les trois langues officielles.

5.6 Une recommandation adoptée par le Conseil, ses sous-conseils et ses Comités doit, à toutes fins utiles, être considérée comme celle exprimée dans la langue dans laquelle le compte rendu écrit est présenté pour considération.

Article 6

Auditions disciplinaires

Toutes les auditions disciplinaires doivent être suceptibles d'être formulées dans [les trois langues officielles comme il peut être jugé nécessaire] une langue officielle choisie par quiconque est impliqué dan ces auditions. [Pour cette raison, des services d'interprétation ou de traduction doivent être rendus disponibles.]

Article 7

Avis officiels et publicité

Tous les avis officiels et la publicité en provenance ou publiés par la Ville, pour information auprès du grand public doivent être émis dans les trois langues officielles [afrikaans, xhosa et anglais].

Article 8

Communications internes

8.1 Chacune des trois langues officielles peut être employée à des fins de communication au sein de l'Administration. À la condition que, lorsque le destinataire ne comprend pas la langue employée avec laquelle l'Administration communique avec lui, il peut demander que la communication se fasse dans une langue qu'il comprend.

8.2 Tout communiqué interne relatif au personnel doit être rédigé dans les trois langues officielles; et

8.3 La Ville doit faire tous les efforts pour s'assurer de la conformité du Code de conduite linguistique.

Article 9

Communications extérieures

9.1 Tout membre du public peut employer chacune des trois langues officielles [du Cap-Occidental] ou la langue des signes dans ses communications avec la Ville;

9.2 Toute réponse à une communication extérieure doit être rédigée dans la langue officielle dans laquelle la communication originale a été reçue;

9.3 La Ville doit, dans ses communications pour l'octroi de services au public, s'assurer que ceux-ci soient effectués de façon la plus appropriée avec le recours d'interprètes et de traducteurs et/ou d'autres moyens techniques.

Article 10

Panneaux d'identification

10.1 Les panneaux d'identification et les signalisations des bureaux municipaux ou des équipements doivent être rédigés dans les trois langues officielles;

10.2 Lorsque la loi le permet, les trois langues officielles [du Cap-Occidental] doivent être employées de façon équitable [(sur une base de rotation)] sur les signaux routiers locaux [,] et la signalisation [ainsi que pour les noms de rue.] Pour les noms de rue, il faut tenir compte des préférences et de l'usage des langues dans les communauté.

Article 11

Stratégies de mise en oeuvre

11.1 Unité de services linguistiques

11.1.1 La Ville doit créer une Unité de services linguistiques sous les auspices du directeur de l'administration corporative qui sera responsable de dispenser un service de traduction ou d'interprétation à la Ville;

11.1.2 Les traducteurs professionnels et spécialisés et des interprètes doivent être désignés dans cette unité;

11.1.3 La Ville doit assurer une traduction disponible et des services d'interprétation pour que tous les résidants puissent avoir un accès égal aux services municipaux;

11.1.4 L'unité des services linguistiques de la Ville doit fonctionner de concert avec le Comité linguistique du Cap-Occidental, le PANSALB, les organismes linguistiques nationaux, le Service linguistique national, les unités lexicographiques et autres organismes concernés pour le développement terminologique et les normes linguistiques ayant une référence spécifique aux langues officielles du Cap-Occidental et à la langue des signes.

11.2 Code de conduite

11.2.1 La Ville doit continuellement s'assurer que les conseillers et le personnel soient sensibilisés à l'importance du multilinguisme comme outil pour l'élaboration de la cohésion sociale, la promotion du développement économique et la consolidation du gouvernement démocratique grâce au respect de la diversité culturelle;

11.2.2 La Ville doit s'assurer que les avis soient placés dans tous ses édifices et bureaux en informant le public qu'il assure la promotion du multilinguisme et que les fonctionnaires feront tous les efforts pour employer la langue du citoyen;

11.2.3 La Ville doit s'assurer que tous les fonctionnaires et conseillers s'adaptent à l'emploi et aux préférences linguistiques des autres fonctionnaires et conseillers avec courtoisie.

11.3 Développement et éducation

11.3.1 Les fonctionnaires et conseillers doivent être encouragés à apprendre les trois langues officielles [de la province qu'ils ignorent] et des programmes de formation doivent être prévus pour venir en aide [au personnel] dans le développement de leurs connaissances linguistiques;

11.3.2 Les services, directions, agences et départements doivent jouer un rôle actif dans la promotion du multilinguisme de façon équitable et également identifier les connaissances linguistiques nécessaires pour rendre un service effectif à l'intention de leurs communautés;

11.3.3 Lorsqu'ils comblent les postes vacants, les services, directions, agences et départements doivent prendre connaissance de la politique linguistique de la Ville en faisant de la publicité, en recrutant et choisissant le personnel en conséquence.

11.4 Services de traduction et d'interprétation

La Ville doit rendre disponible des services de traduction et d'interprétation lorsque c'est jugé nécessaire.

11.5 Centres téléphoniques principaux et généraux

La réception téléphonique principale et générale dans tous les édifices administratifs et dans tous les services, directions, agences et départements doivent souhaiter la bienvenue à leurs citoyens dans les trois langues officielles. Un service complet inscrit pour être disponible dans les trois langues officielles doit incitant les citoyens à choisir leur langue.

11.6 Contrôles linguistiques

11.6.1 Selon les dispositions de l'article 6.3 (b) de la Constitution de la RAS, les municipalités doivent tenir compte de l'emploi et des préférences linguistiques de ses résidants. Par conséquent, l'emploi et les préférences linguistiques des résidants dans le district sous la juridiction de la Ville doivent être déterminés au moyen d'un contrôle linguistique — qui sera effectué à tous les quatre ou cinq ans.

11.6.2 La Ville doit effectuer des contrôles réguliers sur les connaissances linguistiques dans ses services, directions, agences et départements afin de déterminer les besoins linguistiques ainsi que les habiletés linguistiques des fonctionnaires au sein de l'organisme et de découvrir d'autres méthodes appropriées pour améliorer leurs connaissances linguistiques au sein de la Ville.

Article 12

Création d'un comité linguistique pour la ville de Cape Town

Qu'un comité multipartite ad hoc formé de six conseillers (de préférence deux conseillers parlant le xhosa, deux l'afrikaans et deux l'anglais) et connu par la Ville comme le Comité linguistique de la Ville de Cape Town soit créé comme un sous-comité du Comité des services collectifs du portefeuille et ayant droit:

12.1 d'établir l'emploi et les préférences linguistiques des résidants de la municipalité et informer le Conseil en conséquence;

12.2 de contrôler l'emploi de l'afrikaans, du xhosa et de l'anglais au Conseil;

12.3 de promouvoir activement la formule du multilinguisme;

12.4 de contrôler la mise en oeuvre introduite progressivement de la politique linguistique;

12.5 d'informer et de faire des recommandations sur toute question linguistique au importent au Comité des services collectifs du portefeuille;

12.6 d'introduire des études et recherches concernant :

12.6.1 la promotion du respect pour les langues officielles;

12.6.2 la promotion du multilinguisme dans la Ville de Cape Town;

12.6.3 la promotion et l'emploi des ressources linguistiques de la Ville;

12.6.4 la prévention contre l'usage de toute forme d'exploitation et de domination linguistique;

12.7 d'agir réciproquement avec d'autres dépositaires sur les questions reliées à la langue.

Article 13

Financement et réalisation

La Ville doit prévoir un plan financier pour l'aménagement et la formation linguistique, le développement de la politique linguistique et la mise en oeuvre des ressources linguistiques des procédures de contrôle linguistiques pour répondre aux obligations décrites ci-dessus.